הקליניקה שלך היא קודם כל מקום של שליחות, מקום לביטוי והגשמה מקצועית ומקום לסיוע ועזרה לאנשים שזקוקים לך. אבל היא גם עסק, שהמטרה שלו להכניס משכורת מספקת לחשבון הבנק שלך. במקצועות הטיפול, ההתייחסות העסקית לקליניקה יוצרת לפעמים מצב של התעלמות או הדחקה מהשורה התחתונה - הקליניקה הזו אמורה לפרנס אותך. וכדי שזה יקרה, חשוב לעסוק באופן שוטף, בחלק מהזמן, בהיבטים השונים של הניהול הכספי.
בפוסט הזה ריכזנו חמש עצות פשוטות יחסית ליישום, שיכולות להפוך את הניהול הפיננסי של הקליניקה שלך לקל ונעים יותר ובעיקר לכזה שמאפשר לך לסגור את החודש עם הכנסה שמשמחת אותך.
1. מישהי לרוץ איתה
אנחנו מאמינות שחלק מניהול יעיל של הקליניקה זה לדאוג לליווי מקצועי בהנהלת החשבונות שלך (רו"ח או יועצ.ת מס). אשת מקצוע שזה תחום ההתמחות שלה תדע לעשות את התכנון הנכון מבחינת הכנסות, הוצאות ומיסוי, תייצג אותך מול הרשויות, תוודא שאין לך זכויות שהתפקששו ותשמור עליך משגיאות וטעויות שיכולות לעלות המון כסף.
אבל זה לא מספיק לשלם לאנשי מקצוע שיטפלו בך. צריך גם לנהל אותם. אחת ההמלצות הכי חשובות שלנו, היא להקפיד על פגישות קבועות, רצוי אחת לרבעון, כדי לקבל תמונת מצב עדכנית ולא לחכות לדו"ח השנתי. אם המייצג.ת שלך לא עושה פגישות כאלה מיוזמתו, אפשר ורצוי לבקש. המטרה היא לעבור על מה שקורה בקליניקה, לנתח את ההכנסות ואת הרווחיות בזמן אמת ולראות שכל ההפרשות (לביטוח לאומי, מס הכנסה, פנסיה, קרן השתלמות) בסכומים הנכונים. מעקב כזה מאפשר לא להגיע למצב שבסוף השנה פתאום מתגלה שצריך לשלם בבת אחת סכום גדול בגלל הפרשות לא נכונות לאורך השנה, שזו לצערנו תופעה מאוד נפצה והיא ממש לא נעימה וניתנת למניעה.
וכמובן, כשנעשה מעקב תקופתי שוטף, לא מתגלה פתאום שבעוד חודש, הפתעה, מגיעה תקרת העוסק הפטור (שגם זה, לצערנו, קורה לא מעט) ואפשר להיערך למעבר בהדרגה, לעשות את כל השיקולים מראש ולא תחת לחץ.
2. לצחוק כל הדרך אל הבנק
קליניקה היא יישות כלכלית עצמאית, נפרדת ממשק הבית שלך ולכן חשוב שיהיה לה חשבון בנק נפרד. ההפרדה מהחשבון המשפחתי מאפשרת ניהול יותר מדויק של הקליניקה כעסק, כי כל ההכנסות וכל ההוצאות מרוכזות במקום אחד ולא מתערבבות בהוצאות אישיות. בחשבון בנק נפרד אפשר להבין את רווחיות הקליניקה בזמן אמת וכמובן להעביר משכורת מסודרת בסוף כל חודש. אם מעניין אותך לקרוא קצת יותר על איך עושים את זה - יש לנו פוסט שלם על זה כאן.
3. לטפל בתשלומים
ואם כבר הגעת לטפל בבנק אז ממש מומלץ לטפל גם באמצעי התשלום בקליניקה שלך. כך שמצד אחד, למטופלים שלך יהיו מספיק דרכים לשלם לך (ולא תצטרכו לבזבז זמן או לדחות תשלום בגלל מחסור באמצעים) ומצד שני, שאמצעי התשלום הקיימים יתאימו לצרכים שלך. תשלום באמצעות ביט זה נהדר, אבל חשוב לזכור שיש שם תקרה ואין מספיק פתרונות למצבים של - פריסת תשלומים, הוראת קבע, קודי קופון, תשלום ע"י מטופלים מחו"ל ועוד. לכן, אנחנו ממליצות לגוון ולאפשר עוד אמצעי תשלום, כמו סליקת אשראי או אפליקציות נוספות. זה אולי דורש מעט התעסקות טכנית חד פעמית, אבל אח"כ ההתנהלות הרבה יותר פשוטה. גם אם המטופלים שלך מעדיפים לשלם בביט או "מתנגדים" לאמצעי תשלום אחרים - חשוב לזכור שבסופו של דבר ההחלטה הזו היא לגמרי שלך. המטופלים יתרגלו ויתאימו את עצמם לכל דרך תשלום שתהיה נוחה לך. התקנה של אפליקציה נוספת בטלפון גוזלת בדיוק 5 דקות וגם העברה בנקאית דרך אפליקציית הבנק היא היום תהליך פשוט בלחיצת כפתור.
4. חשבוניות או לא להיות
קבלות וחשבוניות דיגיטליות הופכות את ניהול הכספים של הקליניקה לנוח ויעיל יותר. זו אחת הדרכים הפשוטות והזולות ביותר לשפר את הרווחיות, כמעט במיידי. אפשר לדעת בלחיצת כפתור כמה הכנסות היו לי החודש, כמה שילם לי מטופל ספציפי, האם חייבים לי כסף ועוד הרבה מידע חשוב. ככל שיש לנו יותר מידע על המצב הפיננסי של הקליניקה שלנו נוכל לנהל אותו ביעילות רבה יותר ולשפר את ההכנסות. מה שכן, אנחנו פחות ממליצות על שימוש במערכות חינמיות של הנה"ח. בגלל נושאים כגון אבטחת מידע, מגבלת כמות החשבוניות בחודש, שמירת החשבוניות לטווח ארוך ועוד. ובכל מקרה מדובר על השקעה חודשית של עשרות שקלים בודדים בחודש ולא שווה לקחת את הסיכון.
5. להעז להשקיע
ניהול כספי של הקליניקה זה לא רק התעסקות בתשלומים, בנקים ושאר לוגיסטיקות - אלא גם ניהול ההשקעות בעסק שלך. או במילים אחרות - להעז להשקיע כסף בקליניקה.
גם אם היא עדיין לא מניבה לך את רמת ההכנסות שרצית, זה בדיוק הזמן לעשות את זה. כי כדי שהקליניקה שלך תהפוך להיות יציבה ורווחית יותר, צריך גם להשקיע בה כסף.
זה יכול להיות כסף שיוקדש לשיווק, לאבזור או לניהול יעיל יותר בקליניקה. למשל, להשקיע בתוכנת עריכה שתעזור לך להפיק סוף סוף את הסרטונים שרצית ולא להסתפק בתוכנה חינמית שמייצרת תוצרים בינוניים וגוזלת ממך זמן. או להעביר את האתר שלך, סופסופ, לדומיין בתשלום ולא להסתפק בגרסה החינמית והלא מקצועית. או לפרגן לעצמך תשלום על מנוי לזום, למערכת דיוור מסודרת, למערכת תיעוד טיפולים וניהול קליניקה, או להרשות לעצמך לשלם עמלות לחברת אשראי.
כמובן שגם השקעות בקליניקה כדאי לעשות באופן חכם, אנחנו לא מתכוונות להוצאת כספים פזרנית ולא אחראית, אבל אנחנו לגמרי מעודדות אותך להעיז להשקיע כספים בקידום הקליניקה שלך כדי לעזור לה לגדול ולשגשג. ומהניסיון שלנו לפעמים יש פה ממש מעגל שצריך לשבור - מצד אחד קליניקה שלא מייצרת מספיק הכנסות ואז זה נראה בזבזני להוציא עכשיו כספים על אתר או על ציוד חדש לקליניקה ומצד שני, לרוב, בלי ההשקעה הזו הקליניקה תמשיך לדשדש וקצת הצמיחה שלה יהיה מאוד איטי.
ולא, אנחנו לא מתכוונות להשקעה בלימודים של עוד כלי טיפולי או תואר מתקדם יותר. דווקא שם, אנחנו יודעות, יש למטפלות ולמטפלים הרבה פחות קושי להשקיע כסף. אם מחשבים כמה השקעה מטפל.ת עושה בלימודים והכשרה מקצועית, בהשתלמויות, בהדרכה - נגיע לסכומים עצומים של עשרות ומאות אלפי שקלים. והנה הפרדוקס - בלי שיווק וניהול נכון של הקליניקה כל ההשקעה העצומה הזו לא תחזיר את עצמה. הרי ההשקעה לא נגמרת בלימודים וברכישת מקצוע. היא נמשכת כל הזמן. וככל שאני אשקיע בעסק שלי - כך הסיכוי שלי להתפרנס ממנו יגדל.
ולפעמים, כל האמצעים האלה (ליווי פיננסי, חשבון בנק נפרד, חשבוניות דיגיטליות והשקעה באמצעי ניהול ושיווק) - פשוט לא מספיקים, כי הקושי להתפרנס נובע ממקום הרבה יותר בסיסי, עמוק ופנימי. מטפלו ומטפלים רבים מתקשים להתמודד עם כל הנושא הזה של כסף ברמה התודעתית וברמה הפרקטית.
אם אלה אמונות מגבילות בקשר לכסף ורווחים ואם זה אתגר בניהול יחסי מטפל-מטופל לצד יחסים עסקיים, או שאלות פרקטיות כמו איך לתמחר את הטיפולים ואיך להתמודד עם בקשות להנחות או תגובות של "יקר לי". שלא לדבר על העלאת מחירים או מעבר לעוסק מורשה שממש יכולים לשתק את המערכת ולמנוע צמיחה, אם לא מטפלים בהם כמו שצריך.
בדיוק בשביל זה חידשנו ושדרגנו את הקורס הדיגיטלי שלנו "לטפל בכסף" שילמד אותך איך לשפר את הריווחיות ואת ההתנהלות הכלכלית בקליניקה ב- 6 שיעורים מעשיים וממוקדים ואנחנו מזמינות אותך להצטרף למטפלות ומטפלים רבים שכבר עשו את ההשקעה הנכונה :)