בטח קורה לך שהודעות ממטופלים נעלמות בים של עדכונים מהגננת, קשקושים של המשפחה, פרסומות מהשכונה, דאחקות עם החברים... או שאת מקלידה בפעם 500 את הכתובת של הקליניקה / מה להביא למפגש / איפה חונים?
או שמטופלים שולחים הודעות ב 2:00 בלילה? בשבת באמצע השנ"צ? בדיוק כשאתה בחופשה?
וואטסאפ הוא כלי עבודה מרכזי עבור רובנו, ויותר ויותר מטופלים מעדיפים תקשורת דרך הערוץ הזה ולכן טבעי והגיוני להשתמש בו. בשנים האחרונות נכנסה לשימוש אפליקציה חדשה ומשופרת של וואטסאפ שמיועדת לעסקים (וואטסאפ ביזנס), שמשום מה עדיין מעוררת רתיעה אצל מטפלות ומטפלים מסוימים. ובעיקר - הפוטנציאל העצום שלה לקידום הקליניקה מתפספס. אז הכנו מדריך מפורט לעבודה איתה.
רגע, מה זה בכלל? וואטסאפ ביזנס היא אפקליציית אחות לאפליקציה הוואטסאפ הרגילה. גם היא חינמית לחלוטין ואפשר להתקין אותה במקום או בנוסף לוואטסאפ האישי (הסבר התקנה בסוף הפוסט כאן למטה). היא מיועדת לשימוש בטלפון וגם במחשב (whatsapp web).
האפליקציה העסקית כוללת את כל מה שאנחנו מכירים מהוואטסאפ הרגיל פלוס אפשרויות שימושיות נוספות שיכולות לחסוך לכם הרבה זמן ולהגדיל את הנגישות שלכם למטופלים פוטנציאליים.
למה זה טוב?
בפן הניהולי - האפליקציה החדשה עושה סדר בבלגן, משפרת ניהול זמן, מעלה אפקטיביות ופרודוקטיביות ומאפשרת מעקב אחרי משימות. בפן השיווקי - היא מחזקת את המיתוג, משפרת את השיווק ומייעלת את התקשורת עם המטופלים הפוטנציאליים והקיימים.
אז מה יש שם?
פרופיל מקצועי מפורט: בוואטסאפ ביזנס אפשר להכניס כמות גדולה של מידע רלוונטי למטופלים מתעניינים לתוך הפרופיל. זה מרחב תדמיתי, מקצועי ופורמלי מעולה, שמאפשר לקבל רקע עוד לפני יצירת הקשר וגם תוך כדי ההתכתבות. מעבר לזה, עם כמה אנשים יוצא לך להתכתב כל יום, שאין להם מושג מה על העשיה שלך ולא מכירים את הקליניקה שלך? רווח נקי לשיווק פה לאוזן. מה אפשר לכתוב שם? כמובן שקודם כל את ההגדרה המקצועית שלך וקטע של "אודות", אבל גם: כתובת הקליניקה, קישור לאתר ולרשתות חברתיות, מייל וכו'. ככה תהיה לך אפשרות להגדיל את הנגישות שלך למטופלים פוטנציאליים ומתעניינים וגם לחזק את המיתוג ולקדם את שאר ערוצי השיווק שלך.
קטלוג: בהמשך לפרופיל המקצועי, הוואטסאפ העסקי מאפשר להוסיף קטלוג של השירותים בקליניקה שלך (הטיפולים השונים, תהליכים, סדנאות וכו) ממש כמו לשונית השירותים בדף העסקי. בכל מוצר יש מקום לכותרת, מחיר, תיאור (למי מתאים הטיפול, מה התועלות שלו, משך ותדירות וכל מידע רלוונטי אחר), תמונה וקישור. אחרי שיוצרים קטלוג אפשר לשלב מוצרים מתוכו בהתכתבות עצמה בצורה נגישה, בולטת וממש נוחה. זו דרך מעולה לעזור לאנשים להבין מה בדיוק יש לך להציע ואיזה אפשרויות יש לך לעזור להם.
מענה אוטומטי: פעמים רבות אין לנו אפשרות לענות למתעניינים במשך שעות ארוכות אחרי הפניה. זה עלול ליצור תחושה של חוסר נגישות עבורם ולנו חבל לפספס. בוואטסאפ העסקי יש אפשרות להגדיר מענה אוטומטי (הודעת פתיחה) ללקוחות חדשים (למשל - כל מי שלא שמור באנשי הקשר שלנו) בניסוח אישי שמסביר מתי נוכל לחזור אליהם ואיפה אפשר לקבל מידע בינתיים. זה יכול לשפר משמעותי את שירות הלקוחות, לבנות מערכות יחסים וכמובן לחסוך זמן.
הודעת אי-זמינות: אפשר לקבוע שעות מענה והודעה אוטומטית שנשלחת למי שפונה מחוץ לשעות האלה. זה פיצ'ר חשוב במיוחד בעיקר בימים אלה שמאופיינים בפריצת גבולות משמעותית. כך, מטופל קיים או מתעניין שישלח לך הודעה מחוץ לשעות העבודה יקבל הודעה אוטומטית. אפשר להגדיר אי-זמינות מחוץ לשעות העבודה או אי זמינות בטווח תאריכים קבוע מראש (חופשה / מחלה). אפשר כמובן לנסח איזו הודעה שרוצים, בשפה האותנטית שלך ולהסביר מהן שעות המענה, לתת מידע ראשוני או כל מסר אחר שמתאים לך. ככה נמנעים ממצב שמטופלים לא מבינים למה עדיין לא עניתם וחסל סדר התלבטויות של האם כן או לא לענות למי שכתב לך הודעה בשעות הלילה. זה משפר את המענה וחוסך המון זמן ובעיקר תסכול (לשני הצדדים). אפשר להחריג חברים ומשפחה ולהגדיר שרק מספרים חדשים יקבלו מענה אוטומטי כזה.
סימון שיחות בתגיות: עוד פיצ'ר ממש שימושי הוא האפשרות לסמן שיחות בתגיות שונות. למשל מטופל חדש / מחכה לתשובה / לעדכן על מחזור הבא בקורס וכו . ככה מוודאים ששום מטופל לא הלך לאיבוד ואפשר גם לחזור אליהם עם עדכונים בהמשך. ממש נוח למי שיש מלא שיחות ביום ודברים בורחים וגם מאוד יעיל למי שמנהל קורסים וקבוצות (כי כך אפשר לצבור רשימות של מתעניינים ולשלוח להם עדכונים לפי בקשתם). זה מייעל את הניהול, חוסך מלא זמן בחיפושים ומשפר את הפרודוקטיביות.
תגובות מהירות: אפשר להגדיר תגובות שנשלחות כשמקלידים מילת מפתח. מתאים למסרים שאתם שולחים המון פעמים כמו הוראות הגעה, מדיניות ביטולים, הסברים לפני או אחרי טיפול וכו. למשל עכשיו - הנחיות קורונה. איסוף של כל המידע הזה פעם אחת והקפדה על שליחה שלו בצורה מסודרת תחסוך לכם המון זמן, תשמור על הגבולות שלכם ותמנע אי נעימות בגלל מידע שהשמטתם בטעות.
אוקי השתכנעתי. איך לעשות את זה תכל'ס?
ההתקנה ממש פשוטה ויש שתי אפשרויות:
במקום הוואטסאפ האישי: עושים גיבוי רגיל (כמו לפני שמחליפים מכשיר), מורידים את ה- whatsapp business מחנות האפליקציות ואז בהתקנה - הגיבוי עולה אוטומטית והכל נשמר.
בנוסף לוואטסאפ האישי: יש צורך במספר קווי (או סים / מכשיר סלולרי נוסף). בהתקנה מקלידים את מספר הטלפון הקווי, בוחרים באימות דרך שיחת טלפון (לאותו מספר קווי) ומקבלים את קוד האימות בשיחת טלפון.
חשוב לדעת שאם מתקינים וואטסאפ ביזנס במקום האפליקציה הרגילה: לא ניתן לעשות גיבוי ולחזור חזרה.
ואחרי כל זה,
אם ההגדרה המקצועית שלך עדיין לא מגובשת עד הסוף או לא מספיק בהירה. אם לא ברור לך עד הסוף איזה מן 'מוצרים' יש לך בקליניקה ובעיקר אם כמות הפניות של מטופלים חדשים עדיין נמוכה מדי ואין למי להראות את כל היופי הזה - אנחנו ממש יכולות לעזור. כאן מתחילה הדרך לקבלת עזרה.