גם שנים שמסתיימות נורא, חשוב לסכם. דווקא בזמני חוסר יציבות, המבט הרחב שמאפשר פרספקטיבה יכול לעזור להחזיר משהו מהשליטה שהלכה לאיבוד והתבוננות ממוקדת ומעשית קדימה.
אז איך לסכם שנה עסקית בקליניקה טיפולית?
מהם הקריטריונים שחשוב להתייחס אליהם?
איך לדייק את תהליך הסיכום, כך שבסופו יהיו לנו מסקנות אופרטיביות ותובנות משמעותיות? בדיוק בשביל זה הכנו מדריך קצר ומעשי לסיכום שנת הפעילות בקליניקה שלך.
אבל לפני הכל - חשוב מאוד לפנות זמן ייעודי לעריכת הסיכום. גם אם זה לא יקרה בימים האחרונים של השנה אלא בשבועות שאחרי, חשוב לשריין כמה שעות ביומן, בלי הסחות ובלי מטופלים, כדי להתרכז במשימה.
עכשיו אפשר לגשת למשימה. אז למה כדאי להתייחס בסיכום השנה בקליניקה?
הערה חשובה: ממש לא חובה לענות על כל השאלות ולהתייחס לכל הסעיפים (שאולי לא כולם רלוונטיים לקליניקה שלך בכל מקרה). חשוב לזכור שגם התבוננות והתייחסות לחלק מהנושאים היא מצוינת ומשמעותית.
1. כסף
נתחיל מסיכום ההכנסות והרווחים של הקליניקה בשנה זו. בגלל המלחמה הפעם אנחנו ממליצות לפצל את הסיכום לשני חלקים: 3 רבעונים ראשונים (ינואר-ספטמבר) ורבעון אחרון (אוקטובר -דצמבר) שכבר היה בתקופת המלחמה.
אם יש לך את הנתונים של השנה הקודמת - כדאי לעשות השוואה. למי שעובד במערכת חשבוניות ממוחשבת הסיכום יהיה פשוט במיוחד.
מול הנתונים האלה נבדוק:
בשלושת הרבעונים הראשונים - האם היו חודשים רווחיים במיוחד? מה היו החודשים הקשים? מה אפשר ללמוד מהתנודתיות בהכנסות? ומה לגבי הרווחים? מהם מרכיבי ההוצאה המשמעותיים ביותר של הקליניקה שנוגסים ברווחים? האם אלה הוצאות או השקעות?
ברבעון האחרון - מה היתה השפעת המלחמה על ההכנסות וההוצאות? האם אפשר לראות מגמת שינוי לאורך שלושת החודשים? האם הקליניקה חזרה למצב שהיה לפני המלחמה?
סיכום השנה הוא הזדמנות מצוינת לבדוק את המחירון שלך: האם המחירים הנוכחיים שלך הם אלה שהיית רוצה לגבות? האם הם מאפשרים לך להתפרנס בכבוד?
לקראת השנה הבאה כדאי לבדוק - האם הגיע הזמן לעדכן את המחירים? (כן, גם בזמן כזה).
ואם גילית שיש לך הרבה שאלות בנושאי כספים, תמחור ועוד - הקורס הזה יכול ממש לעזור לך.
ההמלצה שלנו: לשים בצד באופן קבוע סכום של 2-3 משכורות חודשיות למצבי משבר בדיוק כמו זה שחווינו בחודשים האחרונים. אם לא עשית את זה עד עכשיו, אפשר להתחיל לחסוך את הסכום הזה בצעדים קטנים השנה.
2. מטופלים ומטופלות
סיכום השנה הוא זמן מצוין לאפיון ודיוק קהל היעד - המטופלים שלך.
במי טיפלת השנה? האם הם גברים או נשים, ילדים או בני נוער, בני כמה הם, איפה הם גרים, מה הסיבה שבגללה הגיעו, כמה טיפולים רכשו.... המון תובנות מסתתרות בתוך הנתונים האלה. גם כאן אפשר לבחון האם יש הבדל בין הקהל שהגיע לפני המלחמה לקהל שהגיעה במהלכה.
כדאי לערוך את האפיון בצורת טבלה, המחולקת לפי הקריטריונים שמנינו כאן וקריטריונים נוספים שרלוונטיים לקליניקה שלך. לאחר יצירת הטבלה כדאי לעבור על תיעוד הטיפולים (אם יש לך כזה) או פשוט על היומן, כדי לעדכן את הנתונים. ההמלצה שלנו: המטופלים שמגיעים לקליניקה בפועל, הם לא בהכרח המטופלים הנכונים עבורך. כדאי לנצל את סיכום השנה כדי לבדוק האם גם בשנה הבאה להמשיך לעבוד עם אותם מטופלים, או אולי לשנות את המיקוד שלך ולאפשר למטופלים אחרים להגיע.
3. מקורות הפניה
מאיפה הגיעו המטופלים והמטופלות שלך השנה? אם במהלך השנה שיווקת במקומות שונים - זה הזמן לבדוק מהם אפיקי השיווק שהביאו למספר ההפניות הגבוה ביותר. זו גם ההזדמנות לוודא שיש לך דרך קבועה, יעילה ופשוטה לבדוק מאיפה הגיע כל מטופל - בשיחת הטלפון הראשונה? במהלך הטיפול הראשון? בשאלון ההכנה? אם אחד מאפיקי השיווק שלך הוא שיווק פה לאוזן אקטיבי זו ההזדמנות לברר - מי האנשים שמפנים אלייך מטופלים? האם יש אנשים שמפרגנים לך במיוחד? האם זכרת להגיד להם תודה?
לקראת השנה הבאה כדאי לתכנן באיזו דרך יהיה לך הכי פשוט לקבל את הנתונים על מקורות ההפניה בזמן אמת.
ההמלצה שלנו: כבר בשיחת הטלפון הראשונה, לשאול כל פונה איך הוא הגיע ולתעד את התשובות בזמן אמת בצורה מסודרת. חשוב לזכור שגם אם לא כל הפניה הופכת למטופל - כדאי לדעת מאיפה האנשים מגיעים.
4. משאבי שיווק
עכשיו, אחרי שבחנת את יעילות ערוצי השיווק שלך חשוב לבדוק את היעילות ביחס להשקעה שלך - במשאבים של זמן, אנרגיה וכסף.
כמה מהם הוצאת השנה על כל אחד מאפיקי השיווק? האם הזמן שלך מושקע במקומות הנכונים? האם הוצאות השיווק שלך מחזירות את ההשקעה? האם יש ערוץ שיווקי שגוזל ממך המון אנרגיה כי הוא פשוט לא מתאים לך? האם יש הלימה למה שגילית בסעיף 3?
לקראת השנה הבאה - כדאי לתכנן באיזה ערוצים שיווקיים נכון לך להשקיע, כמה זמן להקדיש לכל ערוץ שיווקי וכמה כסף.
ההמלצה שלנו: בתכנון תקציב השיווק השנתי כדאי לעבוד מול סיכום ההכנסות והרווחים החודשי מסעיף 1. כך אפשר להשקיע בשיווק לקראת החודשים החלשים והתקופות שבהן היומן אינו מלא. גם במשבר הנוכחי, כמו במשברים קודמים, ראינו כמה חשוב לשמור על רצף השיווק ולא להיעלם ואיך זה מסייע לייצב ולאושש את הקליניקה, גם אם הורגשה תקופת שיתוק.
5. תמהיל השירותים
אם יש לך יותר מטיפול או שירות אחד - סיכום השנה הוא הזדמנות לבדוק מהם השירותים או הטיפולים הנמכרים ביותר שלך? מהם הטיפולים הרווחיים ביותר? (זה לא אותו הדבר!) ואיזה שירותים / טיפולים היית רוצה לקדם כי לא מספיק מטופלים יודעים עליהם?
לקראת השנה הבאה, זה הזמן לחשוב האם כדאי לעשות שינוי או מיקוד אחר בתמהיל השירותים / הטיפולים של הקליניקה.
ההמלצה שלנו: מהניסיון שלנו, דווקא במצבי משבר נולדים לפעמים פתרונות ומוצרים חדשים (הכורח הוא אבי ההמצאה וזה) - אולי גם בקליניקה שלך הרגשת את זה ואז שווה לבדוק אם כדאי להמשיך ולהציע אותם גם בשגרה.
6. משובי מטופלים
מתוך הנתונים שאספת בסעיפים הקודמים, בטח הגעת למסקנות על דברים שפחות עבדו השנה וכדאי לשנות אותם לקראת השנה הבאה. אבל יש מקור נוסף, חשוב במיוחד, למידע שיכול לעזור לך בשלב הסיכומים והמסקנות: המטופלים שלך.
סיכום השנה הוא הזדמנות מצוינת לעבור על הפידבקים שקיבלת במהלך השנה - יזומים או ספונטניים - ולבדוק מה עולה מהם. האם יש פידבק שחוזר על עצמו אצל מטופלים רבים? האם יש תועלת ייחודית שהמטופלים שלך מרגישים שהם קיבלו ממך? האם יש דברים פחות חיוביים שעולים מתוך הפידבקים וכדאי להתייחס אליהם? כמובן שאם בתחום הטיפולי שלך לא מתאים לבקש משוב, אפשר להתבסס על פידבקים ספונטניים שמגיעים מדיי פעם באופן טבעי.
טיפ: אם עד היום לא נהגת לבקש משוב ייזום מהמטופלים שלך, סיכום השנה הוא זמן מצוין לעשות את זה. כן, גם בדיעבד - לשלוח למטופלים מספר שאלות או טופס מסודר, לפי פרמטרים שחשוב לך לבדוק. כדאי לכלול במשוב שאלות סגורות וגם מקום לכתוב הערות אישיות באופן פתוח. כמובן שלא בכל מקצועות הטיפול או בכל השירותים זה מתאים.
7. מה לא עבד השנה? (חוץ מהמובן מאליו שאחרי השבעה באוקטובר :( )
מה התפקשש או היית רוצה שיהיה אחרת? למה זה לא עבד? מה אפשר ללמוד מזה? חשוב לעצור וללמוד גם מהדברים שפחות הסתדרו, כי בתפיסה שלנו אין באמת כישלונות, אלא הצלחות או שיעורים. ומכל דבר שפחות עבד אפשר ללמוד משהו לעתיד.
ההמלצה שלנו: להתבונן על מה שלא עבד מתוך סקרנות ולמידה ולא מתוך שיפוטיות, ביקורתיות והלקאה עצמית.
8. מה היו ההצלחות המשמעותיות שלך השנה?
גם במישור הטיפולי וגם במישור העסקי - כדאי מאוד לכתוב אותן ולחשוב מה הוביל להצלחה? מה היה שם שעבד טוב כל כך? והכי חשוב - לזכור לטפוח לעצמך על השכם ולצ'פר את עצמך על הישגים (אנחנו גם וועד העובדים והמשאית עם המדליות).
9. ואחרון חביב: העתיד
מה המשמעות של הסיכום הזה לגבי התוכניות שלך לשנה הבאה. מה אפשר לעשות אחרת? מה כדאי לשנות בתשתית השיווקית שלך הקליניקה? לאן להפנות את המשאבים? איפה להשקיע? ההמלצה שלנו: אם התכניות שלך לשנה הבאה הן לקחת את השיווק בידיים ולעשות סדר בתשתית השיווקית כדי להגיע ליותר מטופלים וליותר יציבות - אנחנו יכולות לעזור לך בתכנית הליווי שלנו.
10. רוצה לשתף אתנו במסקנות שלך?
לשאול שאלה שנוגעת לאחד הסעיפים בסיכום השנה? אפשר לכתוב לנו בקהילת המטפלים והמטפלות שלנו בפייסבוק.
הלוואי ש-2024 תהיה שנה התאוששות, ריפוי והחלמה לכולנו.