שיווק למטפלים: המדריך המעשי לסיכום השנה בקליניקה

כולם מסביב מדברים על כמה חשוב לסכם את השנה העסקית.

אבל איך מסכמים שנה בקליניקה טיפולית?

מהם הקריטריונים שחשוב להתייחס אליהם?

איך מדייקים את תהליך הסיכום, כך שבסופו יהיו לנו מסקנות אופרטיביות ותובנות משמעותיות? בדיוק בשביל זה הכנו מדריך קצר ומעשי לסיכום שנת הפעילות בקליניקה שלך.

אבל לפני הכל - חשוב מאוד לפנות זמן ייעודי לעריכת הסיכום. גם אם זה לא יקרה בימים האחרונים של השנה אלא בשבועות שאחרי, חשוב לשריין כמה שעות ביומן, בלי הסחות ובלי מטופלים, כדי להתרכז במשימה.

עכשיו אפשר לגשת למשימה. אז למה כדאי להתייחס בסיכום שנת הפעילות בקליניקה?

הערה חשובה: לא חייבים לענות על כל השאלות ולהתייחס לכל הסעיפים (שאולי לא כולם רלוונטיים לקליניקה שלך בכל מקרה). חשוב לזכור שגם התבוננות והתייחסות לחלק מהנושאים היא מצוינת ומשמעותית.

1. כסף

נתחיל מסיכום ההכנסות והרווחים של הקליניקה בשנה זו.

אם יש לך את הנתונים של השנה הקודמת - כדאי לעשות השוואה.

מול הנתונים האלה נבדוק: האם היו חודשים רווחיים במיוחד? מה היו החודשים הקשים? מה אפשר ללמוד מהתנודתיות בהכנסות? ומה לגבי הרווחים? מהם מרכיבי ההוצאה המשמעותיים ביותר של הקליניקה שנוגסים ברווחים? האם אלה הוצאות או השקעות?

סיכום השנה הוא הזדמנות מצוינת לבדוק את המחירון שלך: האם המחירים שלך הם אלה שהיית רוצה לגבות? האם הם מאפשרים לך להתפרנס בכבוד?

לקראת השנה הבאה כדאי לבדוק - האם הגיע הזמן לעדכן את המחירים?

טיפ: למי שעובד במערכת חשבוניות ממוחשבת הסיכום יהיה פשוט במיוחד. עוד סיבה לעזוב את החשבוניות הידניות... ואולי גילית שיש לך הרבה שאלות בנושאי כספים, תמחור ועוד. אם כן ההדרכה הזו בטח תתאים לך.

2. מטופלים

סיכום השנה הוא זמן מצוין לאפיון ודיוק קהל היעד - המטופלים שלך.

מי הם המטופלים בהם טיפלת השנה? האם הם גברים או נשים, ילדים או בני נוער, בני כמה הם, איפה הם גרים, מה הסיבה שבגללה הגיעו, כמה טיפולים רכשו.... המון תובנות מסתתרות בתוך הנתונים האלה. כדאי לערוך את האפיון בצורת טבלה, המחולקת לפי הקריטריונים שמנינו כאן וקריטריונים נוספים שרלוונטיים לקליניקה שלך. לאחר יצירת הטבלה כדאי לעבור על תיעוד הטיפולים (אם יש לך כזה) או פשוט על היומן, כדי לעדכן את הנתונים. טיפ: המטופלים שמגיעים אלייך בפועל, הם לא בהכרח המטופלים הנכונים עבורך. כדאי לנצל את סיכום השנה כדי לבדוק האם גם בשנה הבאה אני רוצה לעבור עם אותם מטופלים, או אולי לשנות את המיקוד שלי ולאפשר למטופלים אחרים להגיע אליי. הנה הדרכה שיכולה לעזור לך בדיוק בזה.

3. מקורות הפניה

מאיפה הגיעו המטופלים שלך השנה? אם במהלך השנה שיווקת במקומות שונים - זה הזמן לבדוק מהם אפיקי השיווק שהביאו למספר ההפניות הגבוה ביותר. זו גם ההזדמנות לבדוק האם יש לך דרך קבועה, יעילה ופשוטה לבדוק מאיפה הגיע כל מטופל - בשיחת הטלפון הראשונה? במהלך הטיפול הראשון? במשוב שאחרי הטיפול? אם אחד מאפיקי השיווק שלך הוא שיווק פה לאוזן אקטיבי זו ההזדמנות לבדוק - מי האנשים שמפנים אלייך מטופלים? האם יש אנשים שמפרגנים לך במיוחד? האם זכרת להגיד להם תודה?

לקראת השנה הבאה כדאי לתכנן באיזו דרך יהיה לך הכי פשוט לקבל את הנתונים על מקורות ההפניה בזמן אמת.

טיפ: כדאי להתרגל, כבר בשיחת הטלפון הראשונה, לשאול כל פונה איך הוא הגיע אלייך ולתעד את התשובות בזמן אמת בצורה מסודרת. חשוב לזכור שגם אם לא כל הפניה הופכת למטופל - כדאי לדעת מאיפה האנשים מגיעים.

המדריך המעשי לסיכום שנה בקליניקה

4. משאבי שיווק

עכשיו, אחרי שבחנת את יעילות ערוצי השיווק שלך חשוב לבדוק את היעילות ביחס להשקעה שלך - במשאבים של זמן, אנרגיה וכסף.

כמה מהם הוצאת השנה על כל אחד מאפיקי השיווק? האם הזמן שלך מושקע במקומות הנכונים? האם הוצאות השיווק שלך מחזירות את ההשקעה? האם יש אפיק שיווק שגוזל ממך המון אנרגיה כי הוא פשוט לא מתאים לך? האם יש הלימה למה שגילית בסעיף 3?

לקראת השנה הבאה - כדאי לתכנן באיזה ערוצים שיווקיים נכון לך להשקיע, כמה זמן להקדיש לכל ערוץ שיווקי וכמה כסף.

טיפ: כשמגיעים לתכנון תקציב השיווק השנתי כדאי לעבוד מול סיכום ההכנסות והרווחים החודשי מסעיף 1. כך אפשר להשקיע בשיווק לקראת החודשים החלשים והתקופות שבהן היומן אינו מלא.

5. תמהיל השירותים

אם יש לך יותר מטיפול או שירות אחד - סיכום השנה הוא הזדמנות לבדוק מהם השירותים או הטיפולים הנמכרים ביותר שלך? מהם הטיפולים הרווחיים ביותר? (זה לא אותו הדבר!) ואיזה שירותים / טיפולים היית רוצה לקדם כי לא מספיק מטופלים יודעים עליהם?

לקראת השנה הבאה, זה הזמן לחשוב האם כדאי לעשות שינוי או מיקוד אחר בתמהיל השירותים / הטיפולים של הקליניקה.

טיפ: בניגוד להגיון האומר שסל שירותים רחב ככל האפשר מאפשר לך להגיע ליותר לקוחות - ברוב המקרים דווקא ההיפך הוא הנכון: התמקדות במספר שירותים מצומצם תאפשר לך לנהל שיווק אפקטיבי, לבסס את המיתוג ולהגיע למטופלים רבים יותר.

6. משובי מטופלים

מתוך הנתונים שאספת בסעיפים הקודמים, בטח הגעת למסקנות על דברים שלא עבדו השנה וכדאי לשנות אותם לקראת השנה הבאה. אבל יש מקור נוסף, חשוב במיוחד, למידע שיכול לעזור לך בשלב הסיכומים והמסקנות: המטופלים שלך.

סיכום השנה הוא הזדמנות מצוינת לעבור על המשובים שקיבלת במהלך השנה - יזומים או ספונטניים - ולבדוק מה עולה מהם. האם יש פידבק שחוזר על עצמו אצל מטופלים רבים? האם יש תועלת ייחודית שהמטופלים שלך מרגישים שהם קיבלו ממך? האם יש דברים פחות חיוביים שעולים מתוך הפידבקים וכדאי להתייחס אליהם? כמובן שאם בתחום הטיפולי שלך לא מתאים לבקש משוב, אפשר להתבסס על פידבקים ספונטניים שמגיעים מדיי פעם באופן טבעי.

טיפ: אם עד היום לא נהגת לבקש משוב ייזום מהמטופלים שלך, סיכום השנה הוא זמן מצוין לעשות את זה. כן, גם בדיעבד - לשלוח למטופלים מספר שאלות או טופס מסודר, לפי פרמטרים שחשוב לך לבדוק. כדאי לכלול במשוב שאלות סגורות וגם מקום לכתוב הערות אישיות באופן פתוח.

7. מה לא עבד השנה?

מה התפקשש או היית רוצה שיהיה אחרת? למה זה לא עבד? מה אפשר ללמוד מזה?

8. מה היו ההצלחות המשמעותיות שלך השנה?

גם במישור הטיפולי וגם במישור העסקי -כדאי מאוד לכתוב אותן ולחשוב מה הוביל להצלחה? מה היה שם שעבד טוב כל כך? והכי חשוב - לזכור לטפוח לעצמך על השכם..

9. ואחרון חביב: העתיד

מה המשמעות של הסיכום הזה לגבי התוכניות שלך לשנה הבאה. מה אפשר לעשות אחרת? מה כדאי לשנות בתשתית השיווקית שלך הקליניקה? לאן להפנות את המשאבים? איפה להשקיע?

10. רוצה לשתף אתנו במסקנות שלך?

לשאול שאלה שנוגעת לאחד הסעיפים בסיכום השנה? אפשר לכתוב לנו לקהילת המטפלים שלנו בפייסבוק.

בהצלחה!

---